Wir bei Modula4 bieten mehr als 100 Kunden und Partnern technischen Support. In vielen dieser Unternehmen kontaktiert uns nicht nur ein Mitarbeiter, so dass wir mehrere hundert Menschen direkt technisch unterstützen. Dabei haben wir in den letzten 11 Jahren viel darüber gelernt, wie aufkommende Probleme am effektivsten zu lösen sind.

Auf der Grundlage dieser Erfahrungen empfehlen wir Ihnen die folgenden fünf Dinge, noch bevor Sie den Support kontaktieren, um Ihr Problem schnellstmöglich in den Griff zu bekommen:

1. Beseitigen Sie interne Faktoren
Überprüfen Sie zuerst mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Helpdesk, ob möglicherweise interne Faktoren das Problem verursachen. Wann immer ein System nicht mehr funktioniert, neigt man dazu, den Verkäufer direkt zu kontaktieren. Oft genug liegt die Ursache aber bei internen Faktoren wie langsamen Netzwerkverbindungen, vollen Speichern oder Fehlern im Betriebssystem.

Wenn, zum Beispiel, der Dateitransfer zwischen Standorten deutlich verlangsamt ist, versuchen Sie, die Dateien direkt von einem Standort zum anderen zu kopieren unter ausschließlicher Verwendung des Betriebssystems (OS). Falls auch das langsam von statten geht, haben Sie vermutlich ein Problem im Netzwerk. Interne Probleme lassen sich von Ihrem eigenen Personal wesentlich effizienter lösen. Wenn ein Verkäufer viel Zeit in die Lösung Ihres Problems investiert, um dann herauszufinden, dass die Ursache in einem internen Faktor liegt, kann das mit hohen Kosten für Sie verbunden sein, denn die Behebung interner Probleme ist normalerweise nicht Bestandteil der Supportvereinbarung.

2. Reproduzieren Sie das Problem
Um ein Problem zu lösen, muss man die Ursache identifizieren, und ein Schlüssel hierfür ist es, das Problem zu reproduzieren. Notieren Sie die Schritte, die zum Wiederauftauchen des Problems führen, damit diese dem Supportteam gemeldet werden können. Kann das Problem nicht reproduziert werden, so war es wohl das Ergebnis einer einmaligen Reihe von Umständen und taucht in der Regel nicht wieder auf.

3. Erstellen Sie Screenshots oder Videos
Haben Sie es mit einem komplexen Problem zu tun, das sich schwer in Worte fassen lässt, nutzen Sie Screenshots, um den Fehler zu illustrieren. Das hilft vor allem in jenen Fällen, wo sich Ihr Benutzerinterface nicht wie erwartet verhält. Auch Videomitschnitte von Ihrem Bildschirm können helfen, wenn ein Fehler wiederholt auftritt, Sie aber nicht genau sagen können, welche Schritte den Fehler hervorgerufen haben.

4. Halten Sie grundlegende technische Information bereit
Zusätzlich zu den Screenshots oder Videos benötigt das Supportteam technische Basisinformationen, um Ihr Problem zu beheben. Dazu gehören Angaben zum Betriebssystem mit jeweiliger Version von Server und Client und die Versionen der eingesetzten Software. Halten Sie diese Informationen bereit, wenn Sie den Support kontaktieren. Teilen sie uns auch alle Änderungen mit, die kürzlich an der zu Grunde liegenden Infrastruktur (Server, Netzwerk, Speicher, Betriebssystem) oder der verwendeten Software vorgenommen wurden.

5. Benutzen Sie das Ticket-System
So wie die meisten Unternehmen, die technischen Support anbieten, benutzt auch Modula4 ein Ticket-System. Sicherlich bevorzugen einige auf der Suche nach Unterstützung eher den direkten Telefonkontakt, das Ticket-System ist jedoch bei weitem der effizienteste Weg, um Support anzubieten und einzufordern. Mit dem Ticket-System wird Ihre Anfrage an denjenigen weitergeleitet, der je nach Verfügbarkeit, Fragestellung und Priorität am besten geeignet ist, sich Ihres Problem anzunehmen. Mitunter erfordert die Lösung die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter oder die Bereitstellung von Videomitschnitten und anderen wichtigen Dateien. Das Ticket dient dann als zentrales Repository für alle Informationen bezüglich Ihrer Anfrage. Im Ticket-System können Sie auch jederzeit den Status der Aktivitäten zur Lösung Ihres Problems einsehen. Sollte in Zukunft ein ähnliches Problem auftreten, gibt das Ticket-System darüber Auskunft, welche Schritte entscheidend zu seiner Lösung beigetragen haben, und hilft so, das Problem schneller zu lösen.
 
Wann immer ein technisches Problem auftritt, ist unser Ziel dasselbe wie das unserer Kunden: seine schnelle und vollständige Lösung. Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, können wir uns Ihrer Fragen gezielter annehmen, und so helfen Sie uns, Ihnen zu helfen.
 

Ein Digital Asset Management (DAM)- System ist nicht einfach nur eine Software. Es ist ein Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Werkzeugen. Damit all diese Elemente effektiv zusammenarbeiten, braucht es einen „DAM- Meister“, jemanden, der sicherstellt, dass alle Akteure integriert und informiert sind und dass das System die benötigten Ressourcen erhält.

DAM -Meister sind eine Kombination aus Anwalt, Mentor und Manager. Sie sind dafür verantwortlich, dass das System von den Benutzern angenommen wird und dass sich das System den wechselnden Anforderungen der Benutzer und des Unternehmens anpasst. Dafür muss der DAM- Meister von vorne anführen, die Fäden im Hintergrund zusammenhalten und nach allen Seiten agieren.

Ein erfolgreicher DAM- Meister sollte:

das System aktuell halten.
Unternehmen sind dynamisch und ihre Systeme sollten das auch sein. Der DAM- Meister muss sicherstellen, dass die Funktionen und Konfigurationen des Systems den aktuellen Ansprüchen entsprechen. Oft genug wird ein System mit einer festen Vorstellung von Anforderungen aufgesetzt, doch wenn sich diese Anforderungen verändern, ändert sich das System nicht. Anfangs improvisieren die Benutzer noch, doch irgendwann (oder sogar recht schnell) benutzen sie das System gar nicht mehr. Vierteljährliche (idealerweise) oder jährliche Bewertungen sind ein guter Weg um sicherzustellen, dass das System noch den aktuellen Anforderungen entspricht.

die Benutzer unterstützen.
Es gibt mehrere Arten von DAM Benutzern, jede mit ihren eigenen Bedürfnissen. “Power User”, die große Mengen an Assets hochladen und verschlagworten, benötigen Training und ungehinderten Zugang zu Dokumentationen, um ihre teilweise hochkomplexen Aufgaben zu bewältigen. Benutzer mit reinem Lesezugriff benötigen möglicherweise Tooltipps oder Einführungstexte für die anspruchsvolleren Bereiche im Interface. Benutzer sollten ermutigt werden, ihr Feedback zu den verschiedensten Aspekten vor allem der Benutzerfreundlichkeit zu geben, denn gerade hierfür sind sie die Experten.

Betriebsmittel einfordern.
Für ein nützliches DAM benötigt man ein Budget, Mitarbeiter, die Assets hochladen und taggen, und eine technische Infrastruktur (Hardware und Netzwerke, falls lokal implementiert, oder angemessene Verbindungsqualität, falls cloud-basiert). Der DAM- Meister muss der wichtigste Fürsprecher beim Management sein, um sicherzustellen, dass das System die Mittel zur Verfügung gestellt bekommt, die es aktuell und zukünftig benötigt, um den stetig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

„Schiedsrichter” sein.
Der DAM- Meister ist Schlichter für Fragen bezüglich Metadaten, Berechtigungen und dergleichen. Regeln für die Strukturierung der Metadaten und die Vergabe von Berechtigungen müssen erstellt werden. Beim Erstellen dieser Regeln sollte der DAM- Meister assistieren, ihre Einhaltung durchsetzen und bei Streitfragen, die sich im Graubereich ergeben, vermitteln.

primärer Ansprechpartner für den Lieferanten sein.
Kommunikation mit dem Anbieter ist keine Einbahnstraße. Ihr Lieferant hat Informationen über Produkt-Updates, neue Angebote, Bugfixes und weitere für Ihr Unternehmen relevante Produkt- und Serviceinformationen. Ihr Unternehmen hat vielleicht Support-Anliegen oder Anfragen zu Produkten und Dienstleistungen. Der DAM- Meister muss nicht alleiniger Ansprechpartner für den Anbieter sein, aber er oder sie sollte die Kommunikation mit dem Anbieter überwachen und so den Überblick über alle Aktivitäten und Information behalten.

Die erfolgreiche Benutzung eines DAM-Systems ist ein fortlaufender Prozess, der den Einsatz eines DAM- Meisters erfordert. Das System braucht jemanden, der es führt, um sicherzustellen, dass es auch künftig den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird. Der DAM- Meister synchronisiert Benutzer, Management und Anbieter und hilft dadurch, ein wichtiges Werkzeug für ein effizientes Arbeiten in ihrem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Der Begriff Metadaten fällt oft in Diskussionen über Digital Asset Management (DAM) und Content Management Systeme oder andere Systeme, die Assets wie Bilder, Videos und Designdokumente verwalten. Dies kann ein tiefes und komplexes Thema sein und Einsteiger in diese Systeme sind schnell überfordert damit zu verstehen, was Metadaten nun genau sind und wie sie genutzt werden. Daher haben wir Ihnen hier eine einfache Einführung zusammengestellt.

Was sind Metadaten?
Wörtlich genommen sind Metadaten Daten über Daten. In der Welt von DAM und CMS sind damit Informationen über die Assets, die von diesen Systemen verwaltet werden gemeint. Diese Informationen beschreiben das Asset inhaltlich, geben an wo es herstammt, wie es benutzt wurde, wie es benutzt werden darf oder liefern technische Details zur Datei.

Metadatentypen
Im weitesten Sinne gibt es drei Typen von Metadaten:

Technische Metadaten: Dies beinhaltet die Art von Informationen, die automatisch ausgelesen werden kann und bezieht sich auf Dateityp, Dateigröße, Erstellungdatum, Kamerainformation und geologische Koordinaten.

Geschäftliche Metadaten: Einem Asset zugeordnete Informationen, die eine sachgerechte geschäftliche Nutzung unterstützen. Diese können Informationen wie Artikelnummer, Produktserie, Werbekampagne, Regionen, Partner/Kunden, Copyrights, Nutzungsrechte und Nutzungshistorie beinhalten.

Beschreibende Metadaten: Diese Informationen beschreiben den Inhalt des Assets durch Schlagwörter und Untertitel sowie durch Kennzeichnungen und Kategorien Zuordnungen, die aufzeigen, was in diesem Asset dargestellt wird.

Wie werden Metadaten benutzt?
Es gibt drei grundlegende Funktionen, die durch Metadaten erfüllt werden können:

• • Sie helfen Ihnen das zu finden, was Sie suchen. Während der Suche werden Metadaten entweder als Schlagwörter, Suchbegriffe, Kategorien oder Filter gesetzt, um Suchergebnisse zu erhalten und einzugrenzen.
• • Sie geben Ihnen Informationen über das, was Sie gefunden haben: Nachdem Sie das Asset oder die Assets gefunden haben, die Sie gesucht haben, liefern Ihnen die Metadaten die restlichen Informationen, die mit den Assets verbunden sind. Wenn Sie zum Beispiel nach einem beschreibenden Begriff suchen, können Sie dann auch gleich die Nutzungsrechte sehen. Oder wenn Sie nach einer Artikelnummer suchen, können Sie sehen, wo das Bild zuvor schon benutzt worden ist.
• • Automatisch Aufgaben ausführen: Die meisten DAM Systeme und andere Datenbanken können automatische Aufgaben ausführen, wie z.B. Benachrichtigungen senden, wenn Nutzungsrechte für ein Asset bald auslaufen, ältere Assets automatisch archivieren oder die Zugriffsrechte des Assets aufgrund eines Veröffentlichungsdatum verändern. All diese Aufgaben fragen Metadaten ab, um herauszufinden was zu tun ist.

Diese anspruchsvolle Sicht auf Metadaten kann eine sinnvolle Einführung für diejenigen sein, für die das Thema neu ist aber auch anderen, die bereits ein Grundverständnis des Themas mitbringen mehr Orientierung bieten. Ein DAM oder Content Management System ist immer nur so nützlich wie die Metadaten, die es enthält. Daher ist das Verständnis der Grundlagen über Metadaten der Schlüssel zu einem nutzbringenden und daher auch erfolgreichen System.

Wir leben in einer Welt des Multichannel Marketing. Jeder Kanal nutzt andere Medienformate, wobei Video eine zunehmend wichtige Rolle für Web und Mobilgeräte einnimmt.

Die meisten Digital Asset Management (DAM) Systeme, die vom Marketing und anderen Abteilungen verwendet werden, wurden für statische Assets wie Fotos, Grafiken, Design Dokumente und PDFs entwickelt. Aus der Sicht der DAMs haben diese Datentypen eine Menge gemeinsam. Sie können durch eine einzige Miniatur oder Voransicht dargestellt werden und alle Kennzeichnungen und Beschreibungen gelten für die gesamte Datei. Dabei ist es fast gleichgültig wie groß die Datei ist, die Bandbreite und Prozessorleistung werden beim Hochladen oder Anschauen nicht zu Engpässen

Jetzt kommt das Video. Für ein DAM ist es mehr als nur ein weiteres Datenformat. Es ist etwas völlig anderes was den Faktor der Zeit mit ins Spiel bringt. Kennzeichungen können nur zu bestimmten Szenen gehören und gelten nicht unbedingt für die ganze Datei. Auch gibt es eine riesige Vielfalt von Dateiformaten, die möglicherweise konvertiert werden müssen und viele Anwender haben die dazu notwendigen Werkzeuge nicht auf ihrem Computer installiert. Zudem kann die Dateigröße riesig werden, was viel Speicherkapazität, Bandbriete und Prozessorleistung erfordert.

Es gibt Systeme, die dazu ausgelegt sind große Video Dateien zu verwalten, die aber speziell für die Bedürfnisse von Sendern oder der kommerziellen Videoproduktion ausgelegt sind. Das bedeutet, dass sie normalerweise teuer und für die meisten Marketing Leute schwer zu benutzen sind. Zudem lassen sich damit andere Medienformate als Videos nicht so gut verwalten.

Wenn Sie vorhaben Videos in Ihrem DAM System zu verwalten, denken Sie an folgende Punkte:

• Sie können nie genug Speicher, Bandbreite oder Prozessorleistung haben.
• Benutzen Sie ein System, mit dem Sie Kennzeichnungen innerhalb eines Videos anbringen können, so dass Sie durch Suchen direkt zu der gewünschten Szene gelangen.
• Im Gegensatz zu statischen Formaten sind viele Videoformate proprietär. Um richtig mit diesen Formaten arbeiten zu können, benötigen Sie ein System eines Anbieters, der die Verwendung dieser Formate lizenziert hat.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr System das Streamen in geringer Auflösung anbietet. Andernfalls müssen sich die Nutzer die Originaldatei herunterladen um das Video anzuschauen. Dies kann problematisch werden (und das Netzwerk blockieren), wenn es über ein lokales Netzwerk (LAN) läuft und so gut wie unmöglich über das Internet.

Wenn Sie ein System haben wollen, dass es Nutzern erlaubt das Video in einem anderen Format herunterzuladen, müssen Sie entscheiden, ob es vor oder nach dem Upload konvertiert werden soll. Wenn Sie sich dafür entscheiden es vorher zu konvertieren, brauchen Sie mehr Speicherplatz, aber die Datei kann sofort heruntergeladen werden. Beim späteren Konvertieren brauchen Sie zwar weniger Speicherplatz, aber die Nutzer müssen warten, bis die Datei verarbeitet ist, bevor sie heruntergeladen werden kann, was recht lange Zeit beanspruchen kann.

Willkommen auf unserem neuen Blog! Im Zuge der kürzlichen Umgestaltung unserer Website haben wir auch einen Blog eingerichtet. Hier wollen wir Ihnen neue Einblicke und Kommentare zur Verwaltung Ihres digitalen Mediencontents präsentieren, von denen wir hoffen, dass Sie für Sie nützlich und informativ sind.

Im Folgeneden lesen Sie, was Sie in unseren Blogposts erwartet.

• Beispiele für Best Practise beim Verwalten und Ausliefern von Marketingmaterial, Bildern, Grafiken, Video und mehr, im eigenen Büro oder weltweit.
• Tipps für die erfolgreiche Einrichtung neuer (oder den Ausbau bestehender) Systeme durch solide Planung und wie man die Anwender am besten von den Neuerungen überzeugt.
• Einblicke ins Führen von Marketing Abteilungen und wie Kreative Technologien nutzen um ihre Arbeitsabläufe schlank zu halten.
• Kommentare zu Neuigkeiten und Trends, die Marketing Personal und andere Mitarbeiter bei der Verwaltung von Design, Grafik und anderen Mediendateien beeinflussen.

Wir freuen uns darauf Ihnen hilfreiche Informationen und Beobachtungen zur Verfügung stellen zu können.